労務担当者の負担を軽減！AI・RPAを活用した労務業務の手順書作成・運用事例

公開日： 2026.02.13

更新日： 2026.02.13

労務業務は、法改正への対応、多様な従業員へのきめ細やかなサポート、そして複雑な手続きの連続により、常に変化し、その負担は増大する一方です。特に、業務の属人化を防ぎ、品質を保つ上で不可欠な「手順書」の作成と運用は、多くの労務担当者にとって大きな課題となっています。

「手順書作成に時間がかかりすぎる」

「更新が追いつかない」

「従業員が手順書を探しにくい」

——このような悩みを抱えていませんか？

本記事では、AI（人工知能）とRPA（Robotic Process Automation）という最新技術が、労務業務の手順書作成と運用をどのように革新し、労務担当者の負担を劇的に軽減できるのかを、具体的な事例を交えながら徹底解説します。

変化の激しい時代において、労務部門の生産性を向上させ、より戦略的な業務に注力するためのヒントがここにあります。ぜひ最後までお読みいただき、貴社の労務部門における業務効率化の足がかりとしてください。

1. 労務業務における手順書の重要性と現代の課題

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労務業務において手順書は、

業務の標準化
品質の均一化
業務の引き継ぎの円滑化

を図る上で不可欠な存在です。

しかし、その重要性が高まる一方で、現代の企業が抱える課題も少なくありません。

1-1. なぜ労務業務に手順書が必要なのか？

労務業務は、入社から退職まで、従業員ライフサイクルのあらゆる段階で発生する多岐にわたる手続きを網羅します。健康保険、厚生年金、雇用保険といった社会保険手続き、給与計算、勤怠管理、年末調整、福利厚生、人事評価、労務相談など、その範囲は広大です。これらの業務は、法改正の影響を受けやすく、一つ一つの手続きに正確性と迅速性が求められます。

このような状況において手順書が果たす役割は以下の通りです。

業務の属人化防止	特定の担当者に依存する業務をなくし、誰でも一定の品質で遂行できるよう、業務の平準化・標準化を実現。
品質の均一化	ミスや漏れを防ぎ、常に正確な情報に基づいた業務処理を可能にする。
新任者・異動者への教育コスト削減	手順書を読めば基本的な業務を理解できるため、OJTの負担を軽減する。
法改正対応の迅速化	法改正があった際に、関連する手順書を速やかに更新し、全従業員に周知することで、コンプライアンス遵守を徹底できる。
業務改善の基盤	手順書を定期的に見直すことで、非効率なプロセスを発見し、改善へとつなげることができる。

1-2. 手順書作成・運用の現状と労務担当者が抱える課題

手順書の重要性は認識されつつも、多くの企業ではその作成と運用に課題を抱えています。

作成に多大な時間を要する	労務業務は複雑で多岐にわたるため、手順書をゼロから作成するには膨大な時間と労力が必要。特に、詳細なスクリーンショットやフローチャートを含めようとすると、さらに負担が増える。
更新が追いつかない	法改正や社内規定の変更、システム改修などにより、業務フローは頻繁に変化する。しかし、一度作成した手順書を最新の状態に保ち続けることは容易ではなく、古い情報の手順書が使われ続けることで、かえって混乱を招くケースもある。
形式がバラバラで探しにくい	手順書が担当者ごとに異なる形式で作成されたり、保管場所が点在したりすることで、必要な情報を見つけるのに時間がかかり、結果的に活用されないケースが生じやすい。
文書管理の煩雑さ	紙ベースやファイルサーバー上での管理では、バージョンの管理やアクセス権限の設定が複雑になり、セキュリティリスクに。
担当者のモチベーション維持	ルーティンワークとなりがちな手順書作成・更新作業は、担当者のモチベーションの低下を招きがち。

これらの課題は、労務担当者のコア業務を圧迫し、結果として従業員満足度の低下やコンプライアンスリスクの増大につながる可能性を秘めています。

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2. AI・RPAがもたらす手順書作成・運用の革新

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現代の課題を解決し、労務担当者の負担を軽減する強力な味方となるのが、AIとRPAです。

これらの技術は、手順書作成のプロセスを効率化し、その運用方法を根本から変革する可能性を秘めています。

2-1. AIを活用した手順書作成：時間と労力を劇的に削減

AIは、特に手順書の「作成」フェーズにおいてその真価を発揮します。

人力では困難だった高速かつ高精度なドキュメント生成を可能にし、労務担当者の負担を大幅に軽減します。

2-1-1. AIによる自動生成機能

AIを活用したツールは、以下のような方法で手順書作成をサポートします。

議事録や既存資料からの自動要約・構成案作成	会議の議事録や関連する契約書、規定集などの既存ドキュメントをAIが解析し、手順書に必要な要素を抽出し、構成案やドラフトを自動で生成。これにより、ゼロから構成を考える手間が省ける。
自然言語処理による文章の自動生成・修正	業務内容を箇条書きで入力するだけで、AIが専門用語や適切な表現を用いて、分かりやすい文章に自動変換される。また、既存の手順書をAIに読み込ませることで、より簡潔で明確な表現に修正したり、表現の揺らぎを統一したりすることも可能。
視覚的要素の提案	AIが業務フローを解析し、適切なフローチャートや図解のテンプレートを提案する機能を活用することで、視覚的に分かりやすい手順書を効率的に作成できる。
多言語対応	グローバル企業においては、複数言語での手順書作成が求められることがある。AIは高精度な翻訳機能を持ち、多言語版の手順書作成をサポートし、翻訳コストと時間を削減できる。

2-1-2. AI活用によるメリット

AIの活用は、手順書作成における以下のようなメリットをもたらします。

作成時間の劇的な短縮	自動生成機能により、手作業での入力や構成検討にかかる時間を大幅に削減。
作成コストの削減	外部委託することなく社内で高品質な手順書を作成でき、コスト削減に繋がる。
品質の向上と均一化	AIが一貫したトーンと表現で文章を生成するため、手順書の品質が向上し、属人性を排除した均一なドキュメントが作成可能。
最新情報の反映の容易化	法改正などがあった際も、関連情報をAIに学習させることで、素早く手順書を更新し、常に最新の状態を保つことができる。
専門知識へのアクセス	AIが膨大な情報から関連する法規や専門知識を抽出し、手順書に反映させることで、専門性の高い内容でも正確に記述できる。

2-2. RPAを活用した手順書運用・自動化：定型業務からの解放

RPAは、特に手順書の「運用」フェーズにおいて、定型業務の自動化により大きな効果を発揮します。人が手順書に従って行っていた反復作業をロボットが代行することで、労務担当者はより付加価値の高い業務に集中できるようになります。

2-2-1. RPAによる業務自動化の具体例

RPAは、労務業務の様々な局面で活躍します。

✅入社・退社手続きの自動化

従業員情報のシステム登録（人事システム、給与システム、勤怠システムなどへの入力）
社会保険関連書類の作成・申請（電子申請システムへの入力やPDF作成）
雇用契約書、労働条件通知書などの定型書類の自動生成
入社時オリエンテーション資料の自動配布

✅勤怠管理・給与計算補助

勤怠データの集計とエラーチェック
残業時間の上限チェックとアラート発信
給与計算システムへのデータ入力と確認

✅年末調整業務の効率化

控除証明書データのシステム取り込み
申告内容の自動チェックと不備情報の抽出
過不足データの計算と結果通知

✅その他

従業員からの定型的な問い合わせに対する自動応答（FAQシステムとの連携）
各種申請書類の受付・承認フローの自動化
人事データの定期的なレポート作成

2-2-2. RPA活用によるメリット

RPAの活用は、労務部門に以下のようなメリットをもたらします。

業務処理速度の向上	ロボットは24時間365日稼働し、人間よりもはるかに速く、大量のデータを処理できる。
ヒューマンエラーの削減	定型作業における入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを排除し、業務品質が向上。
コスト削減	人件費の抑制だけでなく、残業時間の削減にもつながり、労務コストの全体的な削減に貢献。
労務担当者の負担軽減	繰り返し行われる定型業務から担当者を解放し、より戦略的な企画業務や従業員サポートといったコア業務に集中できる環境を創出。
コンプライアンス強化	定められた手順を確実に実行するため、法改正への対応や社内規定の遵守を徹底しやすくなる。
従業員満足度の向上	手続きの迅速化や正確性の向上は、従業員からの信頼を高め、結果として従業員満足度向上に繋がる。

3. AI・RPAを活用した労務業務手順書作成・運用事例

AdobeStock_526402464 AIとRPAの活用は、すでに多くの企業で現実のものとなっています。ここでは、具体的な導入事例とその効果についてご紹介します。

3-1. 手順書作成におけるAI活用事例

✅大手人材サービス企業A社

A社では、入社手続きや社会保険手続きなど、多様な労務業務に関する手順書が数百種類存在し、法改正のたびに手作業で更新する必要がありました。そこでAIを活用した文書生成ツールを導入。既存の手順書と法改正情報をAIに学習させ、変更点の抽出と関連する手順書の自動修正を行う仕組みを構築しました。

【効果】

手順書更新にかかる時間を大幅に削減。担当者は、AIが生成したドラフトの最終確認と微調整に注力できるようになり、より戦略的な企画業務に時間を充てられるようになりました。また、常に最新の正確な手順書を提供できるようになり、従業員からの問い合わせ件数も減少しました。

✅中小製造業B社

B社では、経理・総務部門が労務業務も兼任しており、新任者への業務引き継ぎが大きな課題でした。業務が属人化しており、手順書も断片的にしか存在しない状況でした。AIを搭載した手順書作成支援ツールを導入し、業務ヒアリングの内容を音声データや議事録として取り込み、AIが自動で構成案と文章を作成。さらに、担当者がPC操作を行う様子を録画することで、AIがスクリーンショットを自動取得し、キャプションを自動生成する機能も活用しました。

【効果】

ゼロから手順書を作成する手間が大幅に削減され、数ヶ月かかっていた手順書作成プロジェクトが約1ヶ月で完了。新任者もスムーズに業務を習得できるようになり、引き継ぎ期間を約半分に短縮できました。

3-2. 労務業務運用におけるRPA活用事例

✅総合商社C社

C社では、毎月発生する従業員の勤怠データ集計と給与計算システムへの入力作業が、月末月初に労務部門の大きな負担となっていました。特に、多様な雇用形態や手当が存在するため、手作業でのチェックには多大な時間がかかっていました。RPAを導入し、勤怠管理システムからデータを抽出し、事前に定義したルールに基づいてエラーチェック、集計、そして給与計算システムへの自動入力を実現しました。

【効果】

毎月多くの工数を費やしていた定型作業をRPAが代行することで、労務担当者の残業時間を大幅に削減。ヒューマンエラーもほぼゼロになり、給与計算の正確性が向上しました。これにより、労務担当者は従業員からの個別の相談対応や福利厚生制度の見直しといった、より専門性の高い業務に時間を充てられるようになりました。

✅IT企業D社

D社では、従業員の入社・退社手続きにおいて、複数のシステムへの情報入力や、各種書類の作成・申請に多くの時間を要していました。特に、従業員数が増加するにつれて、その負担は顕著になっていました。RPAを導入し、入社予定者の情報を人事システムに入力すると、RPAがその情報を基に、給与システム、勤怠システムへの連携、社会保険関連の電子申請データの自動作成、入社案内メールの自動送信までを一貫して行うワークフローを構築しました。

【効果】

入社・退社手続きにかかる、1件ごとの時間削減に成功。年間で数百時間に及ぶ削減効果が見込まれ、労務部門のリソースを大幅に最適化できました。また、手続きの迅速化により、入社する従業員のオンボーディング体験も向上しました。

これらの事例が示すように、AIとRPAは労務業務の様々な側面に効果的に適用でき、業務効率化、コスト削減、品質向上、そして従業員満足度向上に貢献します。

4. AI・RPA導入を成功させるためのポイント

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AIやRPAの導入は、単にツールを導入するだけでなく、組織全体での取り組みが成功の鍵を握ります。

4-1. 現状分析と課題特定

漫然と導入を進めるのではなく、まずは貴社の労務部門が抱える具体的な課題を明確にすることが重要です。

業務の洗い出しと可視化	労務業務の全プロセスを詳細に洗い出し、それぞれの業務にかかる時間、頻度、担当者、使用ツールなどを明確にする。フローチャートなどを用いた可視化も有効。
非効率な業務の特定	「時間がかかっている」「ミスが多い」「属人化している」「定型的な繰り返し作業」といった観点から、AIやRPAで自動化・効率化すべき業務を特定。特に、RPAは定型業務の自動化に強みを発揮するため、この段階で具体的なターゲット業務を見定めることが不可欠。
費用対効果の算出	導入によってどれくらいの時間やコストが削減できるのか、具体的な数値目標を設定し、投資対効果を試算。

4-2. スモールスタートと段階的導入

一度に全ての業務を自動化しようとすると、かえって混乱を招き、失敗するリスクが高まります。

小規模な成功事例から始める	まずは、効果が見えやすく、比較的シンプルな業務からAIやRPAを導入し、小さな成功体験を積み重ねることが重要。これにより、導入効果を実感しやすくなり、社内での理解と協力を得やすくなる。
段階的に適用範囲を拡大	小規模な成功事例を基に、得られた知見やノウハウを活かしながら、徐々に適用範囲を拡大していく。これにより、リスクを抑えつつ、着実に導入を進めることができる。
PoC（概念実証）の実施	本格導入の前に、特定の業務で効果が得られるか検証するPoCを実施することも有効。

4-3. 運用体制の確立と従業員への教育

導入後の適切な運用と、従業員の理解と協力がなければ、AIやRPAは最大限の効果を発揮できません。

担当部署・担当者の明確化	AIやRPAの運用・保守を担当する部署や責任者を明確にする。トラブル発生時の対応窓口や、改善提案の受付窓口も設置を検討。
社内規定の整備	自動化された業務に関する新たなルールや手順を明確にし、社内規定として整備。
従業員への教育と情報共有	AIやRPA導入の目的、メリット、使い方について、全従業員に周知し、必要に応じて研修を実施。特に、業務を担当していた従業員には、新しい業務フローへの理解と、RPAが担う業務への抵抗感をなくすための丁寧な説明が不可欠となる。AI/RPAが「仕事を奪うものではなく、より価値のある仕事に集中するためのツールである」というメッセージを伝えることが重要。
定期的な効果測定と改善	導入後も定期的に効果を測定し、改善点がないか検証。AIの学習精度向上やRPAのシナリオ最適化など、継続的な改善がパフォーマンス向上につながる。

5. AI・RPA導入のその先へ：専門家との連携で労務DXを加速

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AIやRPAの導入は、労務部門のデジタルトランスフォーメーション（DX）を推進する上で強力な一手となります。

しかし、自社だけで全てのプロセスを完結させるのが難しいと感じる企業も少なくありません。

そのような場合、外部の専門家との連携が非常に有効です。

専門コンサルタントの活用	AIやRPAの導入計画策定から、ツール選定、実装、運用支援まで、一貫してサポートしてくれる専門コンサルタントを活用することで、自社に最適なソリューションを効率的に導入できる。
導入支援サービスの活用	AIツールベンダーやRPAベンダーが提供する導入支援サービスを利用することで、スムーズなセットアップと、効果的な活用方法に関するトレーニングが受けられる。
アウトソーシングサービスの検討	労務業務の一部を外部に委託することで、社内リソースをAI/RPA導入やより戦略的な業務に集中させることが可能となる。特に、定型的なデータ入力や書類作成などの業務は、アウトソーシングとAI/RPAの組み合わせでさらなる効率化が期待できる。

まとめ

本記事では、労務業務における手順書の重要性と現代の課題を掘り下げ、AIとRPAがこれらの課題をどのように解決し、労務担当者の負担を軽減するかについて、具体的な事例を交えながら解説しました。

AIは、手順書の「作成」フェーズにおいて、自動要約、文章生成、多言語対応などを通じて、作成時間とコストを劇的に削減し、品質を向上させます。一方、RPAは、入社・退社手続き、勤怠管理、年末調整といった定型的な「運用」業務を自動化することで、処理速度の向上、ヒューマンエラーの削減、そして労務担当者のコア業務への集中を可能にします。

これらの技術を導入する際には、現状分析と課題特定、スモールスタートと段階的導入、そして適切な運用体制の確立が成功の鍵となります。

「自社だけでAIやRPAを導入するのは難しい」

「何から始めたら良いか分からない」

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