リモートワーク時代のバックオフィスが直面する課題
近年、急速に普及したリモートワークは、企業に柔軟な働き方をもたらした一方で、バックオフィス部門（経理・人事・総務）に新たな課題を突きつけています。書類のペーパーレス化が進まない、承認フローが滞る、情報共有がスムーズにいかないといった問題は、従業員の残業時間を増加させ、企業の生産性低下を招きかねません。
特に、経理業務では紙ベースの請求書や領収書の処理、人事では入社手続きや労務管理、総務では備品管理やオフィス環境整備など、対面でのやり取りが前提とされてきた業務が多く残っています。これらをリモート環境下で効率的に遂行するためには、従来のやり方を見直し、抜本的な改革が必要です。
本記事では、リモートワーク時代のバックオフィスが抱える具体的な課題を深掘りし、経理・人事・総務それぞれの部門で残業時間を大幅に削減させ、生産性を劇的に向上させるための具体的な効率化戦略と秘訣を徹底解説します。企業の持続的な成長を支えるバックオフィスのDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進し、よりスマートな働き方を実現するための実践的なノウハウをお届けします。
リモートワークが常態化する中で、バックオフィス業務においてどのような課題が顕在化しているのでしょうか。部門ごとに見ていきましょう。
経理部門では、以下のような課題が特に顕著です。
| 紙の証憑（請求書・領収書）処理 | 請求書や領収書が紙で届く場合、リモートワークでは郵送による受け渡しや出社してのスキャン作業が必要となり、大きな負担となります。電子帳簿保存法の改正により電子保存の義務化が進む中で、紙媒体での管理は非効率的であり、紛失リスクも伴います。 |
| 承認フローの遅延 | 経費精算や支払い承認など、これまで押印や対面での確認が必須だった承認フローがリモートワークによって停滞しやすくなります。決裁者が不在の場合、業務が滞り、締め日までに処理が終わらないといった問題が発生しがちです。 |
| 情報共有の困難さ | 経費規定の確認、仕訳の相談など、口頭で済ませていた情報共有が難しくなります。メールやチャットだけではニュアンスが伝わりにくく、認識齟齬が生じる可能性もあります。 |
人事部門では、人と人とのコミュニケーションが重要になるからこそ、リモートワークでの課題が浮き彫りになります。
| 採用活動のオンライン化 | 面接、採用試験、内定通知など、採用プロセス全体をオンラインで完結させる必要があり、ツールの導入やフローの見直しが求められます。 |
| 入社・退社手続きの効率化 | 新入社員の雇用契約書への署名、社会保険関連書類の提出など、多くの手続きが紙ベースで運用されていると、リモートでの対応が困難です。 |
| 従業員エンゲージメントの維持 | リモートワーク環境下では、従業員同士の交流が減少し、孤立感や帰属意識の低下が懸念されます。人事部門には、オンラインでのコミュニケーション活性化やメンタルヘルスサポートが求められます。 |
| 労務管理の複雑化 | 勤怠管理、労働時間の把握、ストレスチェックなど、従業員の状況を適切に把握し、労務リスクを管理することが、リモートワークによって複雑になります。 |
総務部門は、多岐にわたる業務を抱えるため、リモートワークの影響を広く受けます。
| オフィス環境の管理 | オフィス出社者とリモートワーカーが混在するハイブリッドワークにおいては、オフィスの座席管理、備品管理など、効率的な運用が求められます。 |
| 情報資産の分散と共有 | 契約書、規定集、社内マニュアルなどの重要な情報資産が、部署ごとにバラバラに管理されていたり、物理的なファイルサーバーに保存されていたりする場合、リモートワーカーはアクセスできず、業務に支障をきたします。 |
| 問い合わせ対応の効率化 | 社内からの多岐にわたる問い合わせ（IT関連、施設利用、備品申請など）に対して、リモートワーク環境下で迅速かつ的確に対応するための体制構築が必要です。 |
これらの課題を解決し、バックオフィスの残業時間を大幅に削減させるためには、戦略的なアプローチが必要です。ここでは、特に重要な5つの秘訣をご紹介します。
紙媒体での運用は、リモートワークにおける業務効率化の最大の障壁の一つです。
| 電子帳簿保存法への対応 | 請求書、領収書、契約書などを電子データで保存・管理することは、業務効率化だけでなく、法的な要件も満たす上で不可欠です。専用のシステム導入やスキャナ保存規定の見直しを進めましょう。 |
| 電子契約システムの導入 | 契約書の作成、承認、締結までの一連の流れをオンラインで完結させることで、郵送や押印のための出社が不要になります。印紙税の削減にもつながります。 |
| 社内規定・マニュアルのデジタル化 | 各部署に散在する規定やマニュアルをクラウド上で一元管理し、従業員がいつでもアクセスできるようにすることで、問い合わせ対応の削減にも貢献します。 |
非効率な業務プロセスは、属人化や無駄な作業を生み、残業の温床となります。
| 現状業務の可視化 | まずは、各業務の具体的な手順、担当者、かかる時間、課題などを洗い出し、可視化することが重要です。 |
| ボトルネックの特定と改善 | 可視化された業務プロセスの中から、時間や手間がかかっている部分（ボトルネック）を特定し、改善策を検討します。 |
| 業務フローの標準化 | 誰が担当しても同じ品質で業務が遂行できるよう、手順を明確化し、標準化します。これにより、引き継ぎが容易になり、属人化を解消できます。 |
| RPA（Robotic Process Automation）の活用 | 定型的なデータ入力、ファイルの移動などの反復作業はRPAによって自動化することで、人的ミスを減らし、大幅な時間削減が可能です。 |
リモートワーク環境下では、場所を選ばずに業務を遂行できるクラウド型システムが不可欠です。
| クラウド会計・経費精算システム | 領収書のスマホ撮影による自動仕訳、承認フローの電子化、銀行口座との連携などにより、経理業務の大部分を効率化できます。 |
| 人事労務管理システム (HRIS) | 従業員情報の一元管理、勤怠管理、給与計算、年末調整、入退社手続きなどをクラウド上で行うことで、人事部門の業務負荷を大幅に軽減します。 |
| グループウェア・プロジェクト管理ツール | 社内コミュニケーションの活性化、情報共有の円滑化、タスク管理、スケジュール調整など、部署横断的な業務効率化に貢献します。 |
| ワークフローシステム | 各種申請や稟議を電子化し、承認ルートを自動化することで、承認遅延を防ぎ、業務のスピードアップを図ります。 |
リモートワークにおけるコミュニケーション不足は、業務遅延や認識齟齬の原因となります。
| 明確なコミュニケーションルールの設定 | チャットツールの活用方法、定例ミーティングの頻度、議事録の共有方法などを明確に定めます。 |
| オンライン会議の効果的な運用 | 事前のアジェンダ共有、時間厳守、発言機会の均等化などを意識し、会議の質を高めます。 |
| ナレッジマネジメントの徹底 | 過去の問い合わせ内容、業務ノウハウ、成功事例などを一元的に管理し、従業員がいつでも検索・参照できる仕組みを構築します。FAQシステムの導入も有効です。 |
効率化と並行して、セキュリティ対策は最も重要な要素です。
| 多要素認証の導入 | クラウドサービスへのアクセス時に、パスワードだけでなく、別の認証要素を組み合わせることで、不正アクセスリスクを低減します。 |
| VPN（仮想プライベートネットワーク）の活用 | 社内ネットワークに安全に接続するためのVPN環境を整備し、情報漏洩リスクを防ぎます。 |
| デバイス管理の徹底 | 会社貸与PCやスマートフォンの紛失・盗難に備え、リモートロックやデータ消去機能、セキュリティソフトの導入を義務化します。 |
| 従業員のITリテラシー教育 | 不審なメールの見分け方、安全なパスワード設定など、定期的なセキュリティ研修を実施し、従業員全体の意識向上を図ります。 |
ここからは、経理・人事・総務それぞれの部門に特化した具体的な効率化戦略と、導入することで期待できる効果について詳しく見ていきましょう。
| クラウド会計ソフトの導入 | 中小企業から大企業まで多くの企業がクラウド会計ソフトを導入し、経費精算業務の効率化、ペーパーレス化を実現しています。銀行口座やクレジットカードとの連携により、仕訳の自動作成・自動消込が可能になり、入力作業が大幅に削減されます。領収書や請求書をスマートフォンで撮影するだけでデータ化され、電子帳簿保存法にも対応できます。 |
| 経費精算システムの導入 | 従業員が外出先からスマートフォンで経費申請を行えるため、経費精算にかかる時間と手間を削減できます。承認フローもオンラインで完結し、経理担当者のチェック業務も効率化されます。 |
| 請求書発行・受領システムの電子化 | 請求書の発行から送付、受領、会計ソフトへの連携までを一貫して電子化することで、郵送費や印刷費の削減、送付ミスの防止、入金確認の効率化が図れます。 |
人事部門の効率化は、従業員満足度の向上と企業の競争力強化に寄与します。
| 人事労務管理システム (HRIS) の導入 | 従業員情報、勤怠、給与、社会保険、年末調整などの情報を一元管理できます。従業員は自身のPCやスマートフォンから勤怠打刻や申請を行え、人事担当者は煩雑な書類作成やデータ入力から解放されます。入社・退社手続きもペーパーレスでスムーズになります。 |
| 採用管理システム (ATS) の導入 | 応募者情報の管理、面接スケジュール調整、選考進捗の共有などを一元化し、採用業務の効率化を図ります。候補者とのコミュニケーションもスムーズになり、採用体験の向上にもつながります。 |
総務部門の効率化は、社内全体の業務をスムーズにする土台となります。
| ワークフローシステムの導入 | 各種申請書（備品購入、出張申請、休暇申請など）を電子化し、承認プロセスを自動化することで、書類の回覧や押印の手間を削減し、承認までの時間を短縮します。 |
| グループウェア・情報共有基盤の整備 | ドキュメント共有、掲示板、スケジュール管理、社内チャットなどを一元的に提供することで、情報共有のスピードアップと円滑化を図ります。リモートワーカーも必要な情報に容易にアクセスできるようになります。 |
| オフィス管理システムの導入 | フリーアドレス制を導入している企業では、座席予約システムによってオフィス利用状況を最適化できます。備品管理システムを導入すれば、消耗品の在庫管理や発注業務を効率化できます。 |
バックオフィス効率化の取り組みは、単にツールを導入するだけでは成功しません。以下のステップと注意点を踏まえることが重要です。
| 現状把握と課題の明確化 |
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| 目標設定と計画策定 |
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スモールスタートと 段階的な拡大 |
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| 現場の声を吸い上げる | 実際に業務を行う従業員の意見を聞き、課題やニーズを把握することが、現場に即した実用的なシステム導入につながります。 |
| システム連携の考慮 | 既存のシステム（基幹システム、CRMなど）との連携性を考慮し、データの二重入力や分断を防ぐことが重要です。 |
| サポート体制の確認 | 導入後の操作方法に関する問い合わせやトラブル発生時のサポート体制が充実しているかを確認しましょう。 |
| セキュリティ対策の徹底 | 新しいシステムを導入する際は、情報セキュリティリスクが増大する可能性があります。強固なセキュリティ対策が施されているか、ベンダーのセキュリティポリシーを確認することが必須です。 |
バックオフィスの効率化は、単に残業時間を削減するだけでなく、企業全体に多大なメリットをもたらします。
| 従業員満足度の向上 | 煩雑な手作業や無駄な業務が減ることで、従業員はより価値の高い業務に集中できるようになります。これは、仕事へのモチベーション向上やエンゲージメント強化につながります。 |
| コスト削減 | 紙の印刷代、郵送費、保管スペース、残業代など、さまざまな間接コストを削減できます。 |
| 経営判断の迅速化 | リアルタイムで正確な経営データが把握できるようになるため、迅速かつ的確な意思決定が可能になり、企業の競争力向上に貢献します。 |
| 事業継続性の強化 | 自然災害やパンデミックなど、緊急時においてもバックオフィス業務を中断することなく継続できる体制を構築できます。 |
| コンプライアンス強化 | 業務プロセスの標準化やシステムの履歴管理により、内部統制が強化され、不正やミスの発生リスクを低減できます。 |
リモートワークが働き方の標準となりつつある今、バックオフィスの効率化は、もはや待ったなしの経営課題です。経理・人事・総務の各部門が抱える課題を深く理解し、デジタルツールや新たなプロセスを戦略的に導入することで、無駄な残業をなくし、生産性を劇的に向上させることが可能です。
本記事でご紹介した「ペーパーレス化」「業務プロセスの標準化」「クラウド型システムの導入」「コミュニケーション最適化」「セキュリティ強化」という5つの秘訣は、バックオフィスを「残業大幅削減」のその先、企業の成長を力強く推進する「スマートなバックオフィス」へと変革させるための道標となるでしょう。