経理　業務効率化：ムダをなくす！今日からできる具体的な5つのステップ

現代のビジネス環境において、企業が競争力を維持・向上させるためには、各部門の業務効率化が不可欠です。中でも「経理業務」は、企業の財政状態を正確に把握し、経営判断の基盤となる重要な役割を担っています。しかし、多くの企業では未だ非効率な業務プロセスが残り、経理担当者の負担増やヒューマンエラーの温床となっているのが現状です。

「毎月締め作業に追われている」

「紙の書類が山積みになっている」

「法改正への対応で手一杯」――

もし貴社がこのような課題を抱えているのであれば、経理業務の効率化は喫緊の課題と言えるでしょう。

この記事では、経理業務に潜む「ムダ」を徹底的に排除し、今日から実践できる具体的な効率化ステップを5つご紹介します。最新のITツール活用からアウトソーシングまで、多角的なアプローチで貴社の経理業務を変革し、生産性向上と経営強化を実現するためのロードマップを提示します。

1.経理業務に潜む「ムダ」とは？効率化が求められる背景

「なぜうちの経理はいつも忙しいのか？」そう感じるのは、決して人手不足だけが原因ではありません。多くの経理部門には、長年の慣習や非効率な仕組みが温存されがちです。ここでは、経理業務が抱える主な課題と、効率化が強く求められる背景を解説します。

1-1.紙文化による非効率性

経理業務において、請求書、領収書、伝票などの紙書類は依然として多く存在します。紙ベースの運用は、以下のような非効率性を生み出します。

このような紙文化は、デジタル化が進む現代において、企業競争力を低下させる大きな要因となっているのです。

1-2.属人化とヒューマンエラーのリスク

経理業務は専門性が高く、特定の担当者しかその業務の内容や進め方を知らない「属人化」が進みやすい傾向にあります。

特に金銭を扱う経理業務では、わずかなミスが企業の信頼失墜や経営に大きな影響を及ぼす可能性があります。心理的プレッシャーから作業が遅延するケースも指摘されています。

1-3.法改正への対応と業務量の増大

近年、電子帳簿保存法やインボイス制度など、税制や会計基準の法改正が頻繁に行われています。これらの法改正に対応するためには、経理担当者は常に最新の情報を学習し、既存の業務フローやシステムを改修する必要があります。

このような背景から、限られたリソースの中でこれらの課題を解決し、より効率的でミスの少ない経理体制を構築することが、現代企業には強く求められています。

2.経理業務を効率化する5つの具体的なステップ

ここからは、貴社の経理業務からムダをなくし、効率化を実現するための具体的な5つのステップを解説します。一つひとつのステップを着実に実行することで、大きな変革が期待できます。

step1.現状の業務フローを「見える化」し、ムダを洗い出す

効率化の第一歩は、現状の業務を正確に把握することです。何がムダで、どこに改善の余地があるのかを明確にするために、経理業務の「見える化」から始めましょう。

✅業務の棚卸しと可視化

✅ECRSの原則で業務を見直す

洗い出した業務に対して、以下のECRS（イクルス）の4原則を用いて見直しを行います。

✅フォーマットの統一

請求書、伝票、報告書など、社内で使用する各種帳票のフォーマットを統一することは、ミスを減らし、処理時間を短縮する上で非常に効果的です。バラバラのフォーマットでは、経理担当者が毎回異なる形式に対応する必要があり、確認作業の手間が増えます。誰でも使いやすいシンプルなフォーマットを作成し、全社で徹底するように周知しましょう。

step2.ペーパーレス化・キャッシュレス化を徹底する

紙と現金の取り扱いを減らすことは、経理業務の効率化において最も直接的かつ大きな効果をもたらします。

✅紙書類の電子化

請求書や領収書などの紙書類を電子データに切り替えることで、印刷、郵送、保管、検索にかかる時間とコストを大幅に削減できます。

✅現金扱いの削減（キャッシュレス化）

小口現金の廃止や、法人カード、QRコード決済などのキャッシュレス決済を推進することで、現金管理に伴う手間やリスクを大幅に軽減できます。

✅電子帳簿保存法・インボイス制度への対応

2022年の電子帳簿保存法改正により、電子取引で受領した書類は原則として電子データでの保存が義務付けられました。また、2023年に導入されたインボイス制度も、適格請求書の電子化を促しています。これらの法制度に適切に対応するためにも、ペーパーレス化・キャッシュレス化は不可欠です。最新の法改正に対応したシステムを導入することで、法令遵守と効率化を両立できます。

step3.クラウド会計ソフト・経費精算システムを導入する

経理業務の効率化には、ITツールの活用が欠かせません。中でもクラウド会計ソフトや経費精算システムは、多くの定型業務を自動化し、劇的な効率化を実現します。

✅クラウド会計ソフト導入のメリット

✅会計ソフトの選び方

✅経費精算システムの活用

経費精算は、従業員と経理担当者双方にとって大きな負担となる業務の一つです。

step4.RPA・AIを活用して定型業務を自動化する

クラウド会計ソフトなどの導入で自動化が進んでも、まだ手作業が残る定型業務があります。そのような業務には、RPA（Robotic Process Automation）やAI（人工知能）の活用が効果的です。

✅RPAによる自動化の範囲

RPAは、パソコン上で行われる定型的な繰り返し作業をソフトウェアロボットが代行する技術です。

事例として、伝票処理や売掛金の消込作業をRPAで自動化し、処理スピード向上と人的ミス削減を実現したケースも報告されています。

✅AI-OCRによるデータ入力の効率化

AI-OCR（人工知能搭載の光学文字認識）は、紙の請求書や領収書、その他の帳票から文字情報を高精度で読み取り、データ化する技術です。

■ 自動化の具体例

これらの技術を活用することで、経理担当者は単純作業から解放され、より高度な分析業務や戦略的な業務に注力できるようになります。

step5.経理業務の一部をアウトソーシングする

社内のリソースが不足している場合や、専門性の高い業務に対応しきれない場合は、経理業務の一部を外部の専門業者に委託する「アウトソーシング」も有効な手段です。

✅アウトソーシングのメリット

✅どんな業務をアウトソーシングできるか

✅外部専門家の活用

税理士事務所や経理代行サービスなど、外部の専門家は、単に業務を代行するだけでなく、業務フロー改善のアドバイスや最適な会計ソフトの導入支援も行ってくれます。自社の課題に応じて、どのようなサービスが最適かを見極めることが重要です。

3.経理業務効率化で得られる大きなメリット

経理業務の効率化は、単なる作業時間の短縮に留まらず、企業全体に多大なメリットをもたらします。

✅コスト削減

ペーパーレス化による用紙代や印刷代、郵送費の削減、RPAによる人件費（残業代など）の抑制、アウトソーシングによる固定費の変動費化など、多岐にわたるコスト削減効果が期待できます。

✅ヒューマンエラーの減少

システムの導入や自動化により、手作業による入力ミスや計算ミスが大幅に削減されます。これにより、確認作業の負担も減り、業務の正確性が向上します。

✅コア業務への集中

定型業務や単純作業が効率化・自動化されることで、経理担当者は、資金計画、予算管理、経営分析、税務戦略といった、より高度で付加価値の高い「コア業務」に集中できるようになります。これにより、経理部門は企業の戦略パートナーとしての役割を強化できます。

✅経営判断の迅速化

クラウド会計ソフトなどにより、財務データがリアルタイムで更新され、常に最新の経営状況を把握できるようになります。これにより、経営者は迅速かつ的確な意思決定を下せるようになり、市場の変化への対応力も向上します。

✅従業員満足度の向上

非効率な業務や残業が減ることで、経理担当者の心理的・肉体的負担が軽減され、ワークライフバランスが改善します。これにより、従業員満足度が向上し、離職率の低下にもつながります。

4.効率化を進める上での注意点と成功の秘訣

経理業務の効率化を成功させるためには、以下の点に注意し、計画的に進めることが重要です。

4-1.導入前の計画と目標設定

4-2.従業員の理解と協力

新しいシステムや業務フローの導入には、現場の従業員の協力が不可欠です。

4-3.継続的な見直しと改善

業務効率化は一度行えば終わりではありません。

最適な業務効率化を

経理業務の効率化は、企業の未来を創る戦略的な取り組みです。

しかし、「何から手をつけていいか分からない」「自社に最適なツールや方法が知りたい」といったお悩みをお持ちの企業様もいらっしゃるかもしれません。

StepBaseでは、経理業務の効率化に関するご相談や、最適なアウトソーシング手法をご提案しています。ぜひ一度、お気軽にご相談ください。課題解決をサポートし、スムーズな業務変革を強力に推進いたします。